ROTC 확대 임원회의 결과 보고서 (4)

“2015 ROTC 세계대회 준비 점검 임원회의”

1. 목적:

이번 여름에 있었던2015년 세계대회 준비위원 실무회의 후, 최문석, 손홍규, 이승원, 김진철 동문이 답사를 통해 그 동안 진행된 세부 준비과정을 확인하고 그 결과에 따른 향후 준비 방향을 논의하여 행사비용을 최소화함과 동시에 행사의 만족도를 극대화 하여 최고의 행사계획을 도출하기 위함.

2. 회의 일반사항:

1) 일  시: 2013년 11월 8일(금) 18:30 ~ 21:30

2) 장  소: Homelife Frontier 유웅복(5기)동문 회의실

                 (7620 Yonge Street Suite #400 Thornhill ON)

3) 참석인원: 총 12명

김상익(11), 김영수(22), 백성식(25), 손홍규(30), 최문석(30), 허재관(30),

이승원(31), 정영훈(31), 강남규(36), 김진철(36), 성주현(37), 박기석(42)

4) 비  용:   식비 등: $166.60

                - 식          비: $150 (손홍규 동문의 식사배달지원),

                      팀홀튼 커피: $16.60

5) 회의진행: 18:30               도착 및 회의 준비

            19:00 – 21:00   식사 및 회의

            21:00              종료

3. 회의 내용

2015년 ROTC세계대회에는 나이아가라를 행사의 장으로 잡고 전야제, 총회, 관광으로 일정 별 테마를 선정하여 아래와 같은 조건으로 행사를 치르기 위해 세부적인 토의 진행.

-      저렴한 비용으로 약 250명의 인원을 수용하며,

-      기상의 변화(우천, 폭염)에 대처할 수 있으며,

-      동부 캐나다의 특성을 살릴 수있는가? (나이아가라에서만 얻을수 있는)

<손홍규(30) 동문>

우선 호텔의 경우,

-      5월 셋째, 넷째주는 성수기인 관계로 호텔과의 네고가 거의 불가능하고 가격면에서도 Double정도의 차이를 보여, 비성수기인 6월 첫째 또는 둘째주로 옮기는 것이 적합.

-      호텔급은 한인 여행사에 문의한 결과 더블트리 또는 옥스호텔이 가격대비 시설, 로케이션, 근린시설에 근접하여 인기가 있다고 하여 확인해 본 바 옥스호텔은 수용인원이 100여명 정도라 불가하여 더블트리 그리고 메리어트, 스터링, 세라톤, 엠버시, 에리어트게이트, 힐튼등이 가용할것으로 보임.

-      또한 나이아가라가 가지고 있는 카지노와 연계되어 있는 특성을 살려 숙박 및 석식장소로 활용하는 것도 하나의 방편.(카지노 호텔 및 컨벤션센터 활용방안)

-      네트웍의 복합적 활용을 통한 좋은 가격확보를 위하여 김진철(36, 여행사 인수예정), 강남규 (36, 전 여행사근무)동문을 활용하는 것이 바람직함.

<최문석(30) 동문>

골프장의 경우,

-      골프장 6곳을 방문하고 직접 Rounding을 해 본 결과, 규모 및 시설면에서 Legends on Niagara가 가장 적합한 것으로 판단됨.

-      Rounding 해 본 골프장

①   Legends on Niagara

②   Sparrow Lakes Golf Club

③   Hunter’s Pointe Golf Club

④   Rolling Meadow Golf Club

⑤   Rockaway Glen Golf Club

⑥   Peninsula Lakes Golf Club

-      Legends on Niagara골프장은 2004년도 BMO Financial Group Canadian Women’s Open을 개최(Battlefield Course)했던 곳으로 골프장 설계(Douglas Carrick 설계)나 글럽하우스 시설면에서도 동 지역내 최고의 골프장으로 판단됨.

-      식당의 수용인원은 300명까지인것으로 되어 있으나, 250명의 ROTC 세계대회 대상인원을 감안하면 저녁식사는 불가하고 칵테일 파티 정도의 공간은 가능할 것으로 판단됨.

-      Green Fee는 2013년도 기준 평일 $75, 주말 $90 수준임

-      행사장 저녁식사 메뉴는 3종류로 구성되어 있으며 $33.27 ~$49.90 수준의 식사가 준비되어 있으나 추가 협상의 여지가 있어 보였음

<김진철(36) 동문>

와이너리의 경우 (브로셔 참조)

-      전야제를 치를 수 있는 여건을 가진 Jackson Triggs를 Contact하였음.

-      나이아가라 폭포와 25분 떨어진 거리로 250명의 하객을 맞이할 수있음.

-      각종 이벤트를 열수있는 공간과 와인 판매를 통해 약간의 수익성을 올릴 수 있는 두마리의 토끼가 될 수 있음.

-      저녁을 포함한 행사는 1인당 $110부터로 시작되지만, 가격 조정이 가능하고 필요시 자체음식 준비가 가능하여 메리트가 있음.

 4. 회의 결과

-      시기적인 요소가 가격에 상당히 영향을 미침을 확인, 기존 7월초 또는 5월 중순은 비행기 운임요금뿐만 아니라 호텔, 골프장의 가격이 가장 최고조로 올라 있는 상태로 6월 초나 중순 즉 6월5~7일, 또는 12~14일로 하는 것이 가장 적합한 것으로 판단됨.

-      전야제 장소로는 Winery 혹은 골프장의 연회장을 사용하는 방안.

-      총회장소로는 카지노 호텔의 컨벤션센터를 활용하는 방안.

-       Winery에서 Ice Wine등의 특산물을 이용한 마케팅 극대화로 수익창출 가능.