• 2014년 10월 14일 북미주총회를위한 임원회의

  • 관리자 | 2014.11.05 16:23 | 조회 1715

    (2014-10-14) 대한민국 ROTC 북미주총회를위한 임원회의

     

     

    1. 회의 일반사항

     

    1)   : 20141014() 18:30 ~ 21:00

     

    2)   : Homelife Frontier 유웅복(5)동문 회의실

                     (7620 Yonge Street, Suite #400, Thornhill, ON)

     

    3) 참석인원: 9

       유웅복(5), 김영수(22), 백성식(25), 최문석(30), 정영훈(31), 이승원(31)

       김진철(36), 강남규(36), 성주현(37), 박기석(42)

     

    4) 회의진행:  18:30                   도착 및 회의 준비

                19:30 – 21:00        식사 및 회의

                21:00                   종료

     

     

    2. 회의 내용

     

    1)    (완료) 골프장 선정 및 예산안 보고 및 토의(최문석 기획부장)

    안건

    진행상황

    담당

    1> 골프장 선정

    Legends on the Niagara-Battlefield Course 조건 등 확인

    최문석(30)

    2> 골프장 섭외후

         예산 수정 보고

    골프장 섭외후 예산 수정 보고필

    최문석(30)

    3> 골프장 조건

    세부 확인

    부식 Cart 추진 및 외부 Package 스낵 반입 등 협의완료

    1(2014-06-06): 손홍규(30), 최문석(30), 정영훈(31),

                                     김진철(36)

    최문석(30)

    4> 계약서 협의

    계약서에 누락된 내용을 협의하여 계약체결 준비

    최문석(30)

    5> 계약 체결

    계약체결 및 계약금 납입

    변경/추가내용:

    Long Drive #6, Closest #14

    Club Rental : $29+Tax (최소 15) 할인(변경전 $36)

    계약금 : 2015년중 납입으로 변경

    인원확정 : D-14까지 통지

    WEGO버스 : 8(3(호텔-골프장)), 4(1(골프장-호텔))

     

    총회장님

     

     

     

    2)    (10월말전 완료 예정) 호텔 진행 상황 보고

    안건

    진행상황

    담당

    1> 객실 확정

    객실 100 Block 완료(Sheraton 50, Crowne 50)

    손홍규(30)

    2> 전야제 장소

    Sheraton 호텔 그랜드 볼룸 섭외

    손홍규(30)

    3> 총회 장소

    Crowne 호텔 그랜드 볼룸 섭외

    손홍규(30)

    4> 호텔 담당자 방문

    1(2014-05-02) : 김영수(22), 손홍규(30), 최문석(30)

    2(2014-05-09) : 손홍규(30), 최문석(30), 이승원(31)

    손홍규(30)

    5> 세부 조건 협의

    호텔 방 계약 체결 준비

    총회 행사장 계약 준비

    손홍규(30)

    6> 계약서 협의

    호텔 및 총회 행사장을 분리하여 계약하는 것으로 추진

    손홍규(30)

    7> 담당자 면담

    Amanda를 만나서 계약조건을 협의함

    - Room Block확정

    - 호텔 비용 확정

    - 총회장소 및 Minimum 비용 확정예정

    김영수(22)

    유웅복(5)

    8> 호텔 세부계약 내용 확인 요청

    1. 총회장 계약관련

    - 메뉴 등 세부사항 송부 후 답변 기다리는 중

    2. 호텔 객실 계약 관련

    - Parking, 행사장 이용 시 필요사항 등 확인 예정

    최문석(30)

    9> 호텔 변경 검토

    1. 현재 호텔의 협조상태로는 행사진행이 어려울 것으로 판단됨

    2. Sheraton & Crowne 호텔 사용을 전면 재 검토하자는 의견

    3. 새로운 후보 호텔 선정

        1) Marriott호텔

        2) Hiatt호텔

    4. Marriott Hyatt Marriott호텔로 선정하고 계약 추진함

    5. Marriott 호텔 선정시 전야제/총회 모두 사용하는 것을

        전제로 계약체결 추진하여 좋은 조건을 받도록 추진

    6. 10월중 계약체결 완료하고 홍보 및 다음 준비작업에 차질이

        없도록 함

     

     

     

    2-1)  호텔 선정관련 추가 검토안

    1>   일반 비교(회의시 기배포) 호텔 비교 및 변경안을 참조할 것.

    2>   호텔 선정관련 발생할 수 있는 각종 리스크에 대한 토의

    -      현재 상태에서는 계약서를 작성하지도 않았고 추가 진행도 되지 않은 상황으로 리스크 “0”로 판단됨.

    3>   Marriot Hotel 선정관련 검토

    -      조식

    -      주차

    -      전야제 장소도 동 호텔로 정하여 Negotiation에 용의하도록

    -      총회장

    -      회의실(접수)

    -      Suite Room

     

     

     

    3)    (10월말전 완료 예정) 전야제 장소 검토(손홍규 섭외부장)

    안건

    진행상황

    담당

    1> 장소 답사

    폭포 기념품 샾 이층 Restaurant 확인

    최문석(30)

    2>전야제 담당자

    방문(예정)

    1(2014-06-13) : 손홍규(30), 최문석(31), 이승원(31)

    최문석(30)

    3> 세부 조건 협의

    계약서 협의중 중도금 납부를 행사당일로 변경하는 것을 요청하고 답을 기다리는 중

    최문석(30)

    4> 계약 체결

    9월 중 계약 체결 예정

    유웅복(05), 김영수(22)

    5> 장소 변경

    추진중이던  Element on the Falls에서의 행사를 재 검토함

    전야제 및 총회 장소의 분산으로 장비 이동 및 무대 setting

    많은 문제를 야기할 것으로 판단되어, 전야제 장소를 행사 호텔인 Marriott로 변경하고 계약체결 완료예정

     

     

    7)    기타 토의사항

    안건

    진행상황

    담당

    1> 변경된 호텔을 기준으로 홍보영상 제작(2)

    11월 이화회의시 시사회 예정

    이승원(31)

    2> 북미주 각지회를 포함 한국 중앙회 산하 지회

         송년회 및 신년회 개최시

         홍보영상 송부 및 상영을 통한

         사전 홍보 작업 실시

    현황 파악 및 송부계획 수립하여 진행(11월 이화회의시 발표)

    정영훈(30)

    3> 부서별 총괄 계획 수립예정

    10월말 예정

    최문석(30)

    4> 예산 수립

    10월말 예정

    최문석(30)

    5> 기념품 선정 준비

    11월 이화회의시 아이템 토의 준비

    손홍규(30)

     

     

     

     

     

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