(2014-10-14) 대한민국 ROTC 북미주총회를위한 임원회의
1. 회의 일반사항
1) 일 시: 2014년 10월 14일(화) 18:30 ~ 21:00
2) 장 소: Homelife Frontier 유웅복(5기)동문 회의실
(7620 Yonge Street, Suite #400, Thornhill, ON)
3) 참석인원: 총 9 명
유웅복(5), 김영수(22), 백성식(25), 최문석(30), 정영훈(31), 이승원(31)
김진철(36), 강남규(36), 성주현(37), 박기석(42)
4) 회의진행: 18:30 도착 및 회의 준비
19:30 – 21:00 식사 및 회의
21:00 종료
2. 회의 내용
1) (완료) 골프장 선정 및 예산안 보고 및 토의(최문석 기획부장)
안건 |
진행상황 |
담당 |
1> 골프장 선정 |
Legends on the Niagara-Battlefield Course 조건 등 확인 |
최문석(30) |
2> 골프장 섭외후 예산 수정 보고 |
골프장 섭외후 예산 수정 보고필 |
최문석(30) |
3> 골프장 조건 세부 확인 |
부식 Cart 추진 및 외부 Package 스낵 반입 등 협의완료 1차(2014-06-06): 손홍규(30), 최문석(30), 정영훈(31), 김진철(36) |
최문석(30) |
4> 계약서 협의 |
계약서에 누락된 내용을 협의하여 계약체결 준비 |
최문석(30) |
5> 계약 체결 |
계약체결 및 계약금 납입 변경/추가내용: Long Drive #6, Closest #14 Club Rental : $29+Tax (최소 15개) 할인(변경전 $36) 계약금 : 2015년중 납입으로 변경 인원확정 : D-14까지 통지 WEGO버스 : 8시(3대(호텔-골프장)), 4시(1대(골프장-호텔))
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총회장님 |
2) (10월말전 완료 예정) 호텔 진행 상황 보고
안건 |
진행상황 |
담당 |
1> 객실 확정 |
객실 100개 Block 완료(Sheraton 50개, Crowne 50개) |
손홍규(30) |
2> 전야제 장소 |
Sheraton 호텔 그랜드 볼룸 섭외 |
손홍규(30) |
3> 총회 장소 |
Crowne 호텔 그랜드 볼룸 섭외 |
손홍규(30) |
4> 호텔 담당자 방문 |
1차(2014-05-02) : 김영수(22), 손홍규(30), 최문석(30) 2차(2014-05-09) : 손홍규(30), 최문석(30), 이승원(31) |
손홍규(30) |
5> 세부 조건 협의 |
호텔 방 계약 체결 준비 총회 행사장 계약 준비 |
손홍규(30) |
6> 계약서 협의 |
호텔 및 총회 행사장을 분리하여 계약하는 것으로 추진 |
손홍규(30) |
7> 담당자 면담 |
Amanda를 만나서 계약조건을 협의함 - Room Block확정 - 호텔 비용 확정 - 총회장소 및 Minimum 비용 확정예정 |
김영수(22) 유웅복(5) |
8> 호텔 세부계약 내용 확인 요청 |
1. 총회장 계약관련 - 메뉴 등 세부사항 송부 후 답변 기다리는 중 2. 호텔 객실 계약 관련 - Parking, 행사장 이용 시 필요사항 등 확인 예정 |
최문석(30) |
9> 호텔 변경 검토 |
1. 현재 호텔의 협조상태로는 행사진행이 어려울 것으로 판단됨 2. Sheraton & Crowne 호텔 사용을 전면 재 검토하자는 의견 3. 새로운 후보 호텔 선정 1) Marriott호텔 2) Hiatt호텔 4. Marriott와 Hyatt중 Marriott호텔로 선정하고 계약 추진함 5. Marriott 호텔 선정시 전야제/총회 모두 사용하는 것을 전제로 계약체결 추진하여 좋은 조건을 받도록 추진 6. 10월중 계약체결 완료하고 홍보 및 다음 준비작업에 차질이 없도록 함
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2-1) 호텔 선정관련 추가 검토안
1> 일반 비교(회의시 기배포) 호텔 비교 및 변경안을 참조할 것.
2> 호텔 선정관련 발생할 수 있는 각종 리스크에 대한 토의
- 현재 상태에서는 계약서를 작성하지도 않았고 추가 진행도 되지 않은 상황으로 리스크 “0”로 판단됨.
3> Marriot Hotel 선정관련 검토
- 조식
- 주차
- 전야제 장소도 동 호텔로 정하여 Negotiation에 용의하도록
- 총회장
- 회의실(접수)
- Suite Room
3) (10월말전 완료 예정) 전야제 장소 검토(손홍규 섭외부장)
안건 |
진행상황 |
담당 |
1> 장소 답사 |
폭포 기념품 샾 이층 Restaurant 확인 |
최문석(30) |
2>전야제 담당자 방문(예정) |
1차(2014-06-13) : 손홍규(30), 최문석(31), 이승원(31) |
최문석(30) |
3> 세부 조건 협의 |
계약서 협의중 중도금 납부를 행사당일로 변경하는 것을 요청하고 답을 기다리는 중 |
최문석(30) |
4> 계약 체결 |
9월 중 계약 체결 예정 |
유웅복(05), 김영수(22) |
5> 장소 변경 |
추진중이던 Element on the Falls에서의 행사를 재 검토함 전야제 및 총회 장소의 분산으로 장비 이동 및 무대 setting에 많은 문제를 야기할 것으로 판단되어, 전야제 장소를 행사 호텔인 Marriott로 변경하고 계약체결 완료예정 |
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7) 기타 토의사항
안건 |
진행상황 |
담당 |
1> 변경된 호텔을 기준으로 홍보영상 제작(2차) |
11월 이화회의시 시사회 예정 |
이승원(31) |
2> 북미주 각지회를 포함 한국 중앙회 산하 지회 송년회 및 신년회 개최시 홍보영상 송부 및 상영을 통한 사전 홍보 작업 실시 |
현황 파악 및 송부계획 수립하여 진행(11월 이화회의시 발표) |
정영훈(30) |
3> 부서별 총괄 계획 수립예정 |
10월말 예정 |
최문석(30) |
4> 예산 수립 |
10월말 예정 |
최문석(30) |
5> 기념품 선정 준비 |
11월 이화회의시 아이템 토의 준비 |
손홍규(30) |
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